1. Objetivo

El objetivo de este procedimiento es establecer las normas y directrices para la investigación de denuncias recibidas a través del canal de denuncias de Excellence, asegurando que se lleve a cabo de manera justa, imparcial y en conformidad con la normativa aplicable.

2. Alcance

Este procedimiento es aplicable a todas las denuncias recibidas a través del canal de denuncias, incluyendo aquellas relacionadas con conductas ilegales, irregulares o contrarias a los valores de Excellence.

3. Definiciones

• • Canal de Denuncias: Plataforma habilitada por Excellence para recibir denuncias anónimas o identificadas de irregularidades.
  • ORCP: Oficina de Recepción de Comunicaciones y Propuestas.
  • Informante: Persona que reporta una irregularidad a través del canal de denuncias.
  • Denunciado: Persona que es objeto de la denuncia.

4. Proceso de Investigación

4.1. Recepción y Registro

Las denuncias deben ser recibidas y registradas por el ORCP en un plazo máximo de 7 días.

4.2. Clasificación y Análisis de Admisibilidad

El ORCP clasificará la denuncia y analizará su admisibilidad.

4.3. Etapa de Planificación

4.3.1. Designación de Investigadores

Se designará un investigador o equipo de investigación en un plazo de 3 días.

4.3.2. Planteamiento Inicial

El investigador deberá plantear el enfoque inicial de la investigación en un plazo de 7 días.

4.3.3. Evaluación de Medidas Cautelares

Se evaluarán las medidas cautelares necesarias, si corresponde.

4.3.4. Análisis de Normativa Relacionada

Se llevará a cabo un análisis de la normativa interna y externa relacionada con la denuncia.

4.3.5. Requerimiento Inicial de Información

El investigador realizará un requerimiento inicial de información a las partes involucradas.

4.3.6. Evidencia a Preservar

Se identificará la evidencia que deba ser preservada durante la investigación.

4.3.7. Definición de Entrevistas

Se definirán las entrevistas necesarias para la investigación.

4.4. Etapa Indagatoria

Durante esta etapa, el investigador gestionará la información recopilada y ejecutará las entrevistas definidas.

4.5. Etapa Acusatoria

4.5.1. Notificación de Cargos

Se notificará a los denunciados sobre los cargos en un plazo de 2 días.

4.5.2. Presentación de Descargos

Los denunciados podrán presentar sus descargos en un plazo de 3 días.

4.5.3. Presentación de Pruebas

Las partes involucradas podrán presentar pruebas en un plazo de 7 días.

4.5.4. Revisión de Descargos y Presentación de Pruebas

El investigador o equipo de investigación revisará los descargos y pruebas adicionales en un plazo de 8 días.

4.6. Etapa de Cierre

4.6.1. Informe de Cierre

El investigador o equipo de investigación deberá preparar un informe de cierre en un plazo de 5 días, que incluirá:

• • Número de identificación de la comunicación y fecha del informe de cierre.
  • Identificación de la normativa interna y/o externa vulnerada.
  • Descripción de los hechos, diligencias realizadas y evidencia recopilada.
  • Comprobación o desestimación de la hipótesis.
  • Conclusiones y recomendaciones.

El informe de cierre será presentado al ORCP para su revisión y posteriormente al Consejo de Administración para su aprobación.

4.6.2. Reapertura de la Investigación

Si el ORCP o el Consejo de Administración lo determinan, se podrá reabrir la investigación con un plazo máximo de 8 días para subsanar observaciones.

5. Plazos

En caso de tratarse de una denuncia con especial complejidad, es posible ampliar el plazo máximo por tres meses adicionales.

6. Medidas de Protección a los Informantes

Cuando se tenga conocimiento de que se está produciendo o ha ocurrido una conducta perjudicial para el informante, Excellence debe tomar medidas razonables para detenerla y abordarla, así como para apoyar tanto al informante como a otras partes interesadas afectadas. La reparación del daño puede ser necesaria. En la medida de lo posible, debe restituir al informante a la situación en la que habría estado en caso de no haber sufrido la represalia. A modo de ejemplo:

• • Ubicando al informante en el mismo puesto o en un puesto equivalente, con igual salario, responsabilidades, posición y reputación.
  • Justo acceso a promoción, formación, oportunidades, beneficios y derechos.
  • Retirando un litigio.
  • Disculpas por cualquier perjuicio sufrido.
  • Indemnización por daños.

7. Resolución

Una vez finalizada la investigación, el investigador designado debe presentar el informe con las conclusiones obtenidas al ORCP, donde:

De acuerdo con los resultados presentados en el informe de investigación, el ORCP debe proponer el cierre del expediente con una de las siguientes opciones:

• • Cierre del expediente sin sanciones ni observaciones: Se concluye que los hechos denunciados no son constitutivos de delitos o bien estos no pueden ser probados ni tampoco se observan propuestas de remediación o debilidades de control interno. Por consecuencia, se propone cerrar el expediente.
  • Cierre del expediente con propuesta de remediación o implementación de controles: Se observa durante la investigación algunas debilidades en el control interno de Excellence, por tanto, se proponen medidas de remediación o propuestas de mejoras para subsanarlas.
  • Cierre del expediente con propuesta de sanciones internas: Se concluye que se ha logrado probar con suficientes antecedentes la comisión de una infracción por parte de la persona investigada, por tanto, se propone la aplicación de medidas sancionatorias de acuerdo a lo establecido en el Sistema Disciplinario.
  • Remisión del expediente a las autoridades por indicio de delito: Si de la conclusión de la investigación se desprende o comprueba que los hechos investigados contienen antecedentes que constituyen un delito, esta será remitida al Ministerio Fiscal a través del área de Servicios Jurídicos Administrativos de Excellence.

Si se propone la adopción de medidas de remediación o propuestas de mejoras en el control interno, el ORCP debe poner en conocimiento de estas a las áreas afectadas en un plazo de 3 días.

8. Comunicación de la Resolución

Los resultados de la resolución son presentados a las partes afectadas, informante y denunciado(s), en los plazos establecidos en el apartado 5 del presente procedimiento. Dichas partes afectadas tienen un plazo de 4 días para presentar alegaciones o una reconsideración de la resolución presentada. En caso contrario, se entenderá por aceptada mientras que el plazo de revisión de la reconsideración de la resolución será de 3 días adicionales.

9. Remisión del expediente al Ministerio Fiscal

En caso de que la resolución determinada concluya que en la investigación se observan indicios constitutivos de delito, esta será remitida al Ministerio Fiscal para su tramitación correspondiente. Esta acción será realizada por el ORCP.

10. Archivo del expediente

Una vez aprobada la resolución, y en su caso, ejecutadas las medidas sancionatorias, el ORCP procede al cierre de la denuncia y a archivarla en la Carpeta del Canal de Denuncias.